Si se hace las siguientes preguntas: «¿cómo puedo mejorar la rentabilidad?», «¿cómo puedo tener más flexibilidad?» «¿como puedo ser mas eficiente?», el outsourcing puede ayudarle.
Obviamente, las respuestas a estas preguntas integran distintas dimensiones en el despacho de mediación: la gestión de la calidad, procesos y costes, las Nuevas Tecnologías e Internet, recursos humanos, estrategia, etc., pero también hay que tener en cuenta que la especialización en una determinada actividad llevará a mejores resultados con menores costes.
Debido a esta necesidad de especialización, aparece el concepto de outsourcing, es decir, que empresas externas desarrollen actividades no principales para una organización. De esta manera, las empresas pueden centrarse en lo que mejor saben hacer, focalizando por tanto su atención y sus recursos. Obviamente, las actividades que pasan a desarrollar empresas externas son aquellas que no son estratégicas para su negocio y no se tienen especiales capacidades en ellas.
De hecho, más allá del outsourcing como externalización de determinadas actividades, aparece el concepto de transformación de los procesos de negocio apoyándose en el outsourcing. Partiendo de la gestión/reingeniería de procesos, se integra el concepto de outsourcing para la mejora radical de los procesos en los que internamente no se tengan especiales capacidades.
Outsourcing en despachos profesionales
Pero no se ha de pensar que el outsourcing está solamente relacionado con las grandes empresas. Los despachos profesionales también lo emplean. Es habitual en las PYMEs desarrollar externamente el área fiscal-laboral-jurídica, informática, formación, etc.
Pero a los despachos profesionales, en particular a la mediación y mas especialmente a los corredores, les hace falta dar ese salto a áreas más grandes e importantes de la organización, analizando la rentabilidad e interés de desarrollar interna o externamente cada una de sus actividades de la actividad: suscripción, producción, tramitación de siniestros, atención al cliente, Nuevas Tecnologías e Internet, etc.
Además, en el caso de los mediadores, en muchas ocasiones es complejo encontrar un «proveedor/socio» para externalizar ya que no tienen el volumen que tienen las grandesempresas.
Un caso concreto: las Nuevas Tecnologías de la Información e Internet
En el caso de las Nuevas Tecnologías de la Información e Internet, las organizaciones cada vez tienen iniciativas más importantes. El problema es que no es habitual disponer de personal interno que conozca suficientemente estas áreas para conseguir los deseados resultados en la organización.
Debido a esta falta de personal cualificado, en muchas ocasiones se desarrollan soluciones internamente que acaban siendo más caras y menos profesionales que si se hubiese externalizado todo su desarrollo y mantenimiento.
Obviamente, encontrar el socio adecuado para externalizar actividades no es sencillo y en la mayoría de las ocasiones es una decisión estratégica. Algunos parámetros a tener en cuenta para elegir el socio adecuado son: propuesta de valor del socio, coste, garantías, compromisos adquiridos por parte del socio, encontrar un acuerdo interesante para ambas partes, etc.
Ventajas del outsourcing
Entre las ventajas «teóricas» del outsourcing se encuentran:
Reducción de costes. Depende de cada caso en particular, pudiendo ser más o menos importante en función de las condiciones particulares. Para el análisis es indispensable tener perfectamente definida la estructura de costes así como el impacto de las distintas decisiones posibles en dicha estructura.
Mejorar la flexibilidad y tener más capacidad de adaptación al cliente ya evita inversiones en áreas no estratégicas. Estas inversiones las soporta la empresa que presta el servicio de outsourcing.
Tener un mayor control. En este sentido, en función del acuerdo alcanzado, puede convertirse en mayor control sobre costes, plazos, calidades, etc.
Reducir el «time to market» el tiempo que tardamos en atender al mercado.
Mejorar la rentabilidad sobre activos
Pero es claro que en función de cada caso concreto, unas u otras ventajas serán más o menos ciertas e importantes.
¿Qué amenazas se tienen si se subcontratan determinadas áreas?
Obviamente, antes de externalizar actividades hay que analizar para cada caso concreto, cuales son las ventajas, desventajas, oportunidades y amenazas que el despacho profesional encuentra con el outsourcing.
Algunos de los inconvenientes que podriamos encontrar serian los siguientes:
No negociar el contrato adecuado, este proceso es muy importantes puesto que mas que un proveedor estamos incorporando un socio operativo al despacho profesional.
Eleccion correcta de la empresa con la que realicemos la subcontratación, debe ser un empresa no solo especializada en el servicio que nos vaya a prestar sino que debe de tener experiencia y conocer el sector asegurador y de la mediación.
Si subcontratamos y el proveedor nos falla nos encontraremos a mitad de las tareas que Denia de realizar y esto afectara a todas las operaciones del despacho.
Dependencia de un tercero en las labores que afectan al despacho de mediación y no solo eso sino que no controlamos el personal que va a realizar nuestras actividades.
El proceso de outsourcing
Tras haber comentado las ventajas del outsourcing, pasemos a aspectos prácticos para su aplicación. Lo primero a tener en cuenta es que antes de tomar una decisión tan importante como esta hay que analizarla tanto en el corto, como en el medio como en el largo plazo, por lo que tener una estrategia claramente definida ayudará en el proceso.
Por todo ello, es indispensable reflexionar en algunos conceptos:
¿En qué se es realmente bueno? Esta pregunta que parece inmediata es muchísimo más compleja de lo que parece. Si esta reflexión es equivocada, puede llevar a perder ventajas competitivas. ¿Como mediadores en que somos buenos?, resolviendo problemas administrativos, atendiendo clientes, vendiendo, tramitando siniestros o dando el servicio de cobertura de riesgos a los clientes.
De hecho este es el punto mas importante del outsourcing, si lo hacemos bien el resto casi saldra solo, como hemos comentado non es nada facil saber lo que hacemos bien, o si?
El mediador de seguros debe de procurar dos cosas principales a sus clientes, dar la mejor cobertura a los riesgos que le propongan al percio mas ajustado y en el momento que sucede el siniestro obtener la mayor indemnización posible para su cliente. Es obvio que es te es un resumen de la actividad o del “core” del negocio, pero si se adapta a nuestro despacho eso quiere decir que el resto podriamos subcontratarlo.
¿Cuál es nuestra estrategia? ¿qué haremos y como lo haremos dentro de tres – cinco – diez años?
Las decisiones relacionadas con el outsourcing, en muchas ocasiones, tienen un elevado componente estratégico por lo que la estrategia necesita estar perfectamente definida para tomar las decisiones alineadas con ella.
¿Cuáles son nuestros procesos internos? ¿Qué costes y rendimiento se tiene en estos procesos? ¿Cuál es la estructura de costes por procesos?. Debemos de analizar todos y cada uno de los procesos del despacho, administración, producción, comercial, siniestros, informática, gestión interna, atención al cliente, etc. Nos sorprendería comprobar que estos pueden ser subcontratados en un 80%
Como ha sido comentado anteriormente, es necesario conocer exactamente el mapa de procesos así como sus parámetros básicos en cuanto a costes, tiempos, etc.
Además, se deben tener herramientas para conocer el impacto sobre los procesos de negocio de las distintas soluciones posibles.
Como resumen, se podría decir que el outsourcing es una opción interesante en la mayoría de los casos aunque es bastante problemática la aplicación práctica con lo que hay que tener muy claro el qué se va a externalizar, el por qué y qué amenazas y oportunidades ofrece.
En los ultimos tiempos han aparecido empresas muy especializadas en el sector de la mediación que ofrecen servicios de subcontratación o mejor llamado de gestion de la cartera para el mediador.
Dependiendo de la estructura de la correduria es una opcion extremadamente interesante y es una buena forma de rentabilizar el negocio reduciendo costes en estos difíciles tiempos.